Diferența dintre „eficace” și „eficient”

Ce înseamnă să fii eficace

A fi eficace înseamnă că ești capabil să produci un rezultat de succes, oferind o valoare mai mare clienților. Angajații foarte eficace obțin în mod constant rezultate satisfăcătoare și ating obiectivele stabilie de companie. Eficacitatea poate include, totodată, capacitatea de a îndeplini o sarcină folosind resurse limitate, relatează specialiștii de la indeed.com, cea mai mare platformă de job-uri din lume. De exemplu, un manager de produs ar putea recompensa un specialist de produs pentru eficacitatea sa în proiectarea unei huse pentru telefonul mobil nou lansat.

Ce este eficiența la locul de muncă

De partea cealaltă, eficiența presupune obținerea rezultatelor dorite cu un consum minim de timp, de resurse și de efort. Angajații care excelează la acest capitol știu să-și gestioneze timpul cu înțelepciune, îndeplinindu-și sarcinile în mod optim și depășind așteptările celor din jur. Un exemplu concret ar fi un manager de proiect care identifică oportunități de automatizare a activităților repetitive, reușind astfel să elibereze echipa de sarcini consumatoare de timp și să sporească productivitatea generală la locul de muncă.

Care este mai importantă: eficacitatea sau eficiența?

Pentru a construi o echipă excelentă, ai nevoie atât de eficiență, cât și de eficacitate. Dacă echipa ta este eficientă, dar nu eficace, va lucra rapid, dar poate se va concentra pe lucrurile greșite. În schimb, dacă este eficace, dar nu eficientă, echipa ta va face munca potrivită, dar nu suficient de repede. Deși eficiența stimulează eficacitatea, iar în multe cazuri eficacitatea poate îmbunătăți eficiența, cele două nu sunt legate în mod automat. Uneori, dacă urmărești eficiența, vei reduce eficacitatea unui proces sau a echipei tale, iar acest lucru îi poate face pe lideri să se întrebe pe care dintre ele să o prioritizeze.

Ei bine, nu există un răspuns universal valabil privind alegerea dintre eficacitatea sau eficiența în management. În general, ideal este să le urmărești pe amândouă și să păstrezi un echilibru care să te ajute să-ți atingi obiectivele.

Pentru anumite scopuri, cum ar fi găsirea candidatului potrivit pentru a ocupa o poziție ori pentru lansarea unui nou produs, eficacitatea este prioritară, deoarece accecntul cade pe obținerea unui rezultat potrivit. În alte situații, cum ar fi reducerea costurilor operaționale și eficientizarea distribuției produselor, eficiența devine mai importantă, deoarece acestea nu sunt obiective punctuale, ci politici cu repercusiuni pe termen lung.

Echilibrul dintre eficacitate și eficiență în management depinde în mare măsură de context și de obiectivele urmărite. Atunci când nu ești sigur dacă eficacitatea sau eficiența ar trebui să fie prioritatea pentru un anumit obiectiv, ia în calcul cât de rapid ai nevoie de rezultate. De asemenea, gândește-te la resursele de care ai nevoie, cum ar fi timpul, forța de muncă și energia.

A fi eficace la locul de muncă poate contribui la creșterea oportunităților disponibile, în timp ce eficiența te ajută să obții mai multe rezultate într-un timp mai scurt și, osibil, să ajuți mai mulți clienți.

Eficiență fără eficacitate. Când liderii prioritizează eficiența în detrimentul eficacității, ar putea rata obiectivele. De exemplu, un sistem de distribuție care se bazează pe livrări de doar trei ori pe săptămână, ar putea lăsa comenzile urgente neîndeplinite, scăzând astfel satisfacția clienților.

Eficacitate fără eficiență. De asemenea, este posibil să fii eficace fără a fi eficient. Spre exemplu, dacă scopul este acela de a aduce un produs nou pe piață cât mai repede, un producător poate alege să folosească toate resursele de care dispune, ceea ce poate duce la risipă de resurse și costuri de producție mai ridicate.

Cum îmbunătățirea eficacității crește eficiența

Obiectivul este să ai o echipă care să fie atât eficace, cât și eficientă. Cel mai bine este însă să începi prin a dezvolta una dintre aceste componente, deoarece încercarea de a le îmbunătăți simultan s-ar putea să nu dea aceleași rezultate, potrivit asana.com. Astfel, este recomandat să te concentrezi mai întâi pe eficacitate, înainte de a lucra la eficiență. Atunci când prioritizezi eficacitatea, echipa ta se va concentra pe proiectele care contează cel mai mult pentru companie. După ce acest aspect este clar stabilit, poți îmbunătăți eficiența, realizând aceeași muncă importantă într-un timp mai scurt.

De exemplu, imaginează-ți echipele de creație și design web colaborează pentru reproiectarea paginii principale a site-ului companiei. Obiectivul este prezentarea mai clară a valorii companiei pentru clienți.

La început, echipa nu este nici eficace, nici eficientă. Membrii acesteia nu știu exact ce valoare vor să comunice, cum îi ajută pe clienți sau ce mesaje ar trebui afișate pe homepage. Primul pas este rezolvarea problemelor legate de eficacitate și alinierea tuturor membrilor echipei la aceleași obiective. Pentru acest lucru, ei investesc într-o platformă de management al muncii, care ajută la coordonarea informațiilor între diferitele niveluri ale organizației și la conectarea inițiativelor individuale cu obiectivele generale ale companiei.

Cu o mai bună înțelegere a strategiei de ansamblu, echipa poate crea o pagină principală care reprezintă cel mai bine compania și răspunde nevoilor clienților. Echipa nu este încă pe deplin eficientă. A avut nevoie de timp pentru a demara proiectul, iar procesul de revizuire a durat mai mult decât și-ar fi dorit. Însă, concentrându-se pe eficacitate, s-a asigurat că rezultatul final al proiectului este conform cu obiectivele companiei. Următorul pas este să devină mai rapizi și mai eficienți.

Cum se măsoară eficacitatea și eficiența

Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt măsuri cantitative ale performanței prin care firmele își evaluează eficacitatea și eficiența. Ambele concepte sunt esențiale pentru succesul unei companii, dar se măsoară diferit, fiecare reflectând o altă dimensiune a performanței. Eficacitatea se măsoară în primul rând prin calitatea rezultatelor obținute.

Cei mai importanți indicatori de performanță sunt satisfacția clienților – când serviciile și experiența de cumpărare sunt eficiente, clienții sunt mulțumiți de interacțiunea cu compania – și calitatea produselor – reflectă măsura în care îmbunătățirile aduse unui produs, prin componente superioare sau printr-un design optimizat, se traduc într-un rezultat final mai bun.

De partea cealaltă, eficiența se măsoară prin prisma resurselor utilizate pentru a obține rezultatele dorite. Cei mai utilizați indicatori de performanță pentru eficiență sunt productivitatea sporită – procesele mai eficiente sporesc capacitatea de producție și, implicit, productivitatea unei companii – și costurile reduse, deoarece sistemele eficiente consumă mai puține resurse decât cele ineficiente, generând economii semnificative, potrivit grammarly.com. Monitorizarea regulată a acestor indicatori le oferă liderilor o imagine clară asupra stării organizației și îi ajută să ia decizii informate.

Cum să fii mai eficace la serviciu

Indiferent de industria sau de compania unde lucrezi, a învăța să fii mai eficace este important pentru îmbunătățirea competențelor și a relației cu managerul tău. În primul rând, prioritizează-ți sarcinile pentru a-ți atinge obiectivele mai ușor. Dacă ai multe sarcini și nu știi de unde să începi, ia în calcul să notezi cel puțin trei dintre acestea care vor fi cele mai mari consumatoare de timp sau cele mai dificile. Finalizarea sarcinilor mai dificile mai întâi te poate motiva să le finalizezi și pe celelalte și poate reduce nivelul de stres.

Poți fi mai eficace dacă te gândești la ce vrei să realizezi decât la cum ai putea realiza acel lucru. Ia în considerare rezultatul realizărilor tale pe măsură ce-ți finalizezi sarcinile în loc să investești într-un anumit proces sau să-ți planifici timpul într-un anumit mod. Odată ce finalizezi un proiect, revizuiește-l cu atenție ca să te asiguri că ai urmat instrucțiunile corect.

Totodată, este mai ușor să îndeplinești sarcini dificile când menții o atitudine pozitivă. Pe măsură ce începi un proiect, gândește-te la beneficiile realizării lui, cum ar fi modul în care te-ar putea ajuta să avansezi sau să îmbunătățești un proces. Dacă nu ești sigur de modul ales pentru a finaliza o sarcină, pune întrebări colegilor tăi pentru a obține informații suplimentare care te pot ajuta să înțelegi mai bine cerințele. O rutină de lucru te poate ajuta să reduci sau să elimini distragerile și să te asiguri că munca pe care o realizezi este de înaltă calitate, revizuindu-ți sarcinile la sfârșitul fiecărei zile și planificându-ți ziua în funcție de acele sarcini.

În plus, automatizând sarcinile de rutină, poți să prioritizezi aspectele mai importante ale unui proiect și să te gândești la cum ai putea crește eficiența generală. Folosește tehnologia pentru a îmbunătăți calitatea proiectelor tale și pentru a reduce numărul de greșeli. Finalizează câte o singură sarcină pe rând, ceea ce poate facilita revizuirea ulterioară a muncii tale și îți poate permite să îți îmbunătățești eficacitatea.

Un program variat te poate motiva să-ți atingi mai ușor un obiectiv, permițându-ți să-ți crești eficacitatea. De exemplu, dacă ai un termen limită apropiat și știi că lucrezi mai bine aproape de acel termen, poți finaliza cea mai mare parte a muncii cu o săptămână înainte de termen. Gândește-te și cum ai putea reduce stresul pentru a fi mai eficient și pentru a-ți atinge obiectivele mai ușor și ține cont de ce îți place să faci și cum ai putea încorpora acele activități în rutina ta. Nu în ultimul rând, cere colegilor sau managerului tău ajutor pentru îmbunătățirea eficacității tale la locul de muncă. Persoanele cu mai multă experiență decât tine pot oferi un feedback despre cum să stabilești obiective și să-ți îmbunătățești rezultatele.

Metode de a-ți crește eficiența la locul de muncă

Dezvoltarea eficienței poate fi importantă dacă vrei să realizezi mai multe sarcini într-un timp mai scurt. Pentru început, pentru a-ți îmbunătăți concentrarea, fă o listă cu ceea ce te-ar putea distrage cel mai mult în timp ce lucrezi și revizuiește-o periodic. De exemplu, dacă ești distras de notificările de pe telefonul mobil, le poți dezactiva pentru a rămâne concentrat.

Folosește regula „80-20” sau principiul Pareto, care spune că 80% din rezultate provin din doar 20% din cauze. Folostește acest principiu pentru a determina cele mai importante sarcini dintr-un proiect și pentru a-ți planifica timpul. Împarte un proiect amplu în sarcini mai mici pentru a nu te lăsa copleșit, ceea ce îți va permite să finalizezi fiecare sarcină și să le revizuiești înainte de termen.

Pe parcursul zilei de lucru este important să iei pauze scurte ca să-ți recăpeți concentrarea și să fii cât mai eficient, făcând ceva ce-ți place. Este important să comunici eficient cu colegii tăi pentru a elimina eventuale întrebări suplimentare ulterior și folosește cât mai multe detalii. Când îndeplinești o sarcină, acordă-ți timp și analizează acel succes pentru a identifica greșelile făcute astfel încât să nu le repeți.

Dacă întâmpini dificultăți în proiect, fă-ți un plan de contingență care te poate ajuta să minimizezi efectele negative ale unei schimbări în operațiuni sau planuri și, totodată, să faciliteze îndeplinirea obiectivelor fără a experimenta întârzieri semnificative. Când nu lucrezi, dezvoltă-ți abilitățile prin participarea la cursuri de specialitate sau la traininguri și revizuiește-ți oportunitățile de dezvoltare profesională disponibile prin angajatorul tău.

Stabilește-ți obiceiuri sănătoase de muncă care te vor ajuta să lucrezi mai eficient și, astfel, să devii mai productiv. Pentru a reduce timpul pe care îl petreci finalizând sarcini, poți cronometra cât timp îți ia să finalizezi o anumită sarcină și urmărește să reduci acel timp cu cinci minute în fiecare zi pentru a-ți îmbunătăți eficiența.

Abonați-vă la ȘTIRILE ZILEI pentru a fi la curent cu cele mai noi informații.

ABONEAZĂ-TE