Ce este certificatul de viață şi cum se obţine

[rz-toc]

Ce este certificatul de viață

Termenul de certificat de viață se referă la un instrument de verificare administrativă, mai exact un document oficial prin care o autoritate competentă confirmă faptul că o persoană aflată în plată, de regulă pensionari ori beneficiari de indemnizații din străinătate, este în viață la o anumită dată. Acest act se utilizează, în special, pentru verificarea beneficiarilor care se află în străinătate, deoarece instituțiile din România nu pot efectua verificări directe în baza altor registre naționale.

Pentru sistemul public de pensii din țara noastră, certificatul de viață este esențial pentru continuarea plăților din România către cetățenii aflați peste hotare și, totodată, reprezintă o măsură de siguranță împotriva fraudelor sau a plăților nejustificate. Documentul certifică faptul că sumele sunt direcționate în mod corect și previne situațiile în care drepturile bănești continuă să fie achitate după decesul beneficiarului.

Modelul certificatului de viață care este valabil în 2025 a fost aprobat prin Ordinul Președintelui CNPP nr. 874/2024 și poate fi descărcat aici. Menționăm că pensionarii nerezidenți care primesc deja pensia pot folosi, ca alternativă pentru verificarea administrativă, și vechiul model de certificat de viață, conform prevederilor Ordinului Președintelui CNPP nr. 865/2023. Și acesta poate fi descărcat aici.

Cine are nevoie de certificatul de viață

Certificatul de viață este solicitat, în principal, persoanelor care beneficiază de pensie în România, dar care locuiesc în altă țară. Aceștia pot fi pensionari stabiliți definitiv în străinătate, persoane aflate temporar în afara țării pentru perioade îndelungate sau foști lucrători migranți care au lucrat în România, dar care au domiciliul actual în alt stat.

Pentru aceștia, Casa Națională de Pensii Publice (CNPP) solicită în fiecare an dovada că beneficiarul este în viață pentru a putea continua plata drepturilor. O altă categorie de persoane care are nevoie de certificatul de viață este cea a oamenilor care primesc indemnizații, rente sau pensii speciale. De asemenea, beneficiarii de rente viagere sau de pensii de invaliditate pot fi la rândul lor obligați să depună certificatul de viață dacă trăiesc în străinătate.

În situațiile în care plata pensiei se face în baza unui acord între România și un alt stat (cum ar fi, spre exemplu, țări din Uniunea Europeană, Canada, Israel, SUA, etc.), certificatul de viață este o componentă standard a procedurilor de verificare anuală. În același timp, este o componentă esențială a sistemului administrativ deoarece, fără acesta, ar fi imposibil ca CNPP să verifice anual milioane de persoane aflate în străinătate, iar asta ar duce la plăți nejustificate, pierderi bugetare și chiar situații de fraudă.

Cine emite certificatul de viață

De regulă, certificatul de viață nu este eliberat de instituțiile românești din țară decât în cazuri speciale și pentru persoanele care solicită acest document înainte de a pleca în străinătate sau pentru cei care cer o confirmare oficială. Pentru românii din diaspora, autoritățile competente pot varia în funcție de stat.

În cazul autorităților care pot elibera certificatul în străinătate, documentul poate fi semnat și parafat de consulatele și ambasadele României din statul de reședință, autorități locale echivalente (primării, notari publici, instituții administrative, etc.) și instituții publice acreditate de statul respectiv pentru certificarea vieții unei persoane.

În unele țări, cum ar fi cele membre ale blocului comunitar, certificatul de viață poate fi legalizat direct de către o autoritate locală fără să mai fie necesară apostila. În alte regiuni, poate fi necesară legalizarea supratransfrontalieră. Certificatul de viaţă este emis în două exemplare şi transmis de casa teritorială de pensii competentă către beneficiarii nerezidenţi, în versiune bilingvă, utilizându-se, alături de limba română, o limbă de circulaţie internaţională. Un exemplar va rămâne la casa teritorială de pensii competentă, însoţit de dovada comunicării beneficiarului nerezident (confirmare de primire sau recomandată).

Cine semnează certificatul de viață

Documentul trebuie semnat în prezența unei autorități legale competente de pe teritoriul statului în care beneficiarul își are domiciliul sau reședința permanentă, după caz, iar această autoritate confirmă autenticitatea documentului. Prin „autorități legale” se înțeleg instituțiile de pensii sau de securitate socială, autoritățile administrative locale, misiunile diplomatice și oficiile consulare, precum și notarii publici, avocații, consilierii juridici, medicii de familie din statul de domiciliu ori de reședință, precum și asociațiile de români cu personalitate juridică din diferite țări și birouri ale Patronatelor cu care Casa Națională de Pensii Publice a încheiat Protocoale de Colaborare. Este vorba, spre exemplu, despre Institutul Național de Asistență Socială (INAS) din Italia, Institutul Național Confederal de Asistență (INCA) din Italia, Institutul de Tutelă și Asistență a Muncitorilor (ITAL – UIL) din Italia, etc.

Când se trimite certificatul de viață

În practică, certificatul de viață devine o procedură anuală importantă pentru românii din diaspora care depind de drepturile lor sociale. În contextul în care tot mai mulți români au ales să trăiască peste hotare, acest document a devenit una dintre cele mai importante formalități administrative anuale.

Actul normativ care guvernează sectorul pensiilor publice din țara noastră este Legea nr. 360/2023. Aceasta a intrat în vigoare la 1 septembrie 2024, deși a fost publicată în Monitorul Oficial cu aproape un an înainte, mai exact pe 4 decembrie 2023. Unele dispoziții specifice ale legii, care sunt menționate în mod explicit, au intrat în vigoare la data de 1 ianuarie 2024, aflăm de pe site-ul oficial al Casei Naționale de Pensii Publice (CNPP).

Această lege stabilește, între altele, și regulile care se aplică în cazul transferului în străinătate a pensiilor obținute în România, atunci când pensionarul locuiește într-o altă țară. Înainte, dacă se solicita transferul drepturilor de pensie în străinătate, persoana în cauză era obligată să transmită anual formularul „Certificat de viață”.

Potrivit noii legi a pensiilor, însă, începând de anul trecut, certificatul de viață se trimite către casele teritoriale de pensii de două ori pe an, până la 31 martie și, respectiv, până la 30 septembrie, după cum urmează: între 1 ianuarie și 31 martie – pentru prima verificare din cursul unui an calendaristic, respectiv între 1 iulie și 30 septembrie – pentru a doua verificare din cursul unui an calendaristic.

Cum se obține certificatul de viață. Procedura, pas cu pas

Obținerea certificatului poate să varieze ușor de la o țară la alta, însă în majoritatea cazurilor procedura este similară. CNPP trimite formularul de certificat de viață către beneficiarii din străinătate, iar aceștia trebuie să-l completeze cu datele personale. Apoi, persoana aflată în plată va merge la autoritatea locală sau la consulatul României din țara de reședință, va înregistra semnătura și confirmarea că este în viață, iar la final va trimite documentul înapoi la CNPP în termenul stabilit.

Formularul este de obicei specific CNPP și nu poate fi înlocuit de nici un alt document, decât în anumite situații excepționale. În ceea ce privește obținerea certificatului la consulat, pașii de parcurs sunt simpli. Astfel, beneficiarul se va prezenta cu un act de identitate românesc valabil, va completa formularul-tip, iar un funcționar consular va verifica identitatea și va confirma autenticitatea. Apoi, persoana semnează în fața autorității, iar consulatul aplică ștampila și semnătura. În majoritatea cazurilor, serviciul este gratuit.

Pentru obținerea certificatului la autorități locale, dacă beneficiarul locuiește într-o zonă unde nu există consulat sau dacă preferă o procedură locală, certificatul poate fi emis fie de un notar public, de o autoritate administrativă sau de o instituție similară. În unele cazuri este necesară traducerea autorizată în limba română și aplicarea apostilei, în funcție de țara de reședință.

Cum se transmite certificatul de viață

Potrivit prevederilor legale în vigoare, pensionarul care locuiește în străinătate are obligația de a trimite certificatul de viață din propria inițiativă. După completare și confirmare, certificatul trebuie trimis către CNPP în format fizic sau electronic, conform instrucțiunilor primite.

Documentul poate fi trimis prin poștă (scrisoare recomandată), prin servicii de curierat, în format electronic pe site-ul CNPP (scanat) sau direct de la consulat, atunci când serviciul oferă transmiterea intermediată. Pentru siguranță, se recomandă păstrarea dovezii de expediere.

Pentru noii beneficiari nerezidenți, dacă între data depunerii cererii de pensionare și data primei plăți stabilite prin decizia de acordare a pensiei trec mai mult de șase luni, casa teritorială de pensii competentă va trimite, alături de decizia de pensionare și de o adresă de informare, un exemplar al certificatului de viață. În această situație, prima plată a pensiei va fi efectuată doar după primirea certificatului de viață completat, semnat și ștampilat.

Ce faci dacă întârzii transmiterea certificatului de viață

Transmiterea certificatului de viață este obligatorie. Dacă pensionarii din diaspora nu respectă cele două termene legale pentru transmiterea documentului (31 martie și 30 septembrie), plata pensiei este suspendată automat începând cu luna următoare, pentru a preveni eventualele plăți nejustificate. Beneficiarul nu pierde dreptul, dar acesta rămâne suspendat până la clarificarea situației.

Este important de reținut faptul că sumele neîncasate nu se pierd. Achitarea pensiei va putea fi reluată retroactiv, de la data suspendării, în momentul în care beneficiarul nerezident va transmite sau va prezenta certificatul de viață completat cu toate informațiile solicitate după depășirea termenelor menționate.

Pentru asta va trebui să aștepte verificarea certificatului de viață, iar dacă totul este în regulă, se va reintroduce în plată. În anumite situații, dacă instituțiile competente suspectează fraude sau anumite neconcordanțe, pot fi cerute documente suplimentare.