Cum să trimiți un fișier mare prin e-mail

Metode simple de trimitere a fișierelor mari prin e-mail

Investind puțin timp și resurse minune în identificarea celei mai bune soluții pentru trimiterea fișierelor mari nu vei avea bătăi de cap pe termen lung. Un proces simplificat și eficient de trimitere a documentelor de mari dimensiuni către colaboratorii tăi te poate scuti de orice complicații și îți poate îmbunătăți semnificativ modul de lucru, stimulând colaborarea și reducând nivelul de stres. După cum se știm, e-mailul este unul dintre cele mai utilizate canale pentru comunicare și transmiterea de informații, materiale promoționale și altele.

Însă, deși este posibil să trimiți fișiere în e-mailuri, acest lucru devine problematic atunci când fișierele depășesc limita standard de 25 MB, o restricție impusă de majoritatea platformelor de poștă electronică. Într-un context profesional, în care fișierele mari și prezentările sunt frecvent necesare, apare firesc întrebarea „Cum pot trimite un fișier mai mare de 25 MB prin e-mail?”. Ei bine, trebuie să știi că există patru metode foarte simple pentru a trimite astfel de fișiere, și anume folosind servicii cloud integrate cum este Google Drive, utilizând o platformă de colaborare, ca Filestage, prin apelarea unui serviciu de transfer de fișiere, ca WeTransfer, ori prin comprimarea fișierelor cu un program de arhivare precum 7-Zip. În cele ce urmează, îți prezentăm în detaliu fiecare dintre aceste metode.

Trimiterea fișierelor mari prin servicii cloud integrate

Serviciile cloud sunt o soluție excelentă pentru transmiterea fișierelor mari. Tot ceea ce trebuie să faci este să încarci fișierul în spațiul de stocare online și să inserezi linkul în e-mail. La unele servicii de e-mail care integrează direct spațiul cloud, procesul este chiar mai simplu, astfel că destinatarul trebuie doar să acceseze respectivul link pentru a descărca sau pentru a vizualiza documentul. Avantajele folosirii serviciilor cloud sunt viteza de transfer, securitatea documentelor și lipsa limitărilor privind dimensiunea fișierelor, relatează Filestage.io. În același timp, transmiterea fișierelor prin cloud este mai sigură și mai practică decât folosirea unui stick USB. Iată care sunt cele mai cunoscute servicii cloud integrate:

Google Drive

Google Drive este o alegere frecventă, mai ales în rândul utilizatorilor de Gmail. Dacă încerci să atașezi un fișier mai mare de 25 MB, Gmail îți va sugera automat să-l încarci în Drive și să trimiți linkul în loc de atașament. Un beneficiu suplimentar este acela că poți organiza fișierul într-un folder direct din fereastra e-mailului, fără să mai deschizi separat Google Drive. Pentru utilizatorii Gmail, aceasta este probabil cea mai simplă soluție. Totuși, pentru calculatoarele mai slabe, Google Drive poate încetini sistemul.

OneDrive

Dacă folosești sotware-ul Outlook, OneDrive este serviciul nativ de stocare în cloud al Microsoft. Acesta funcționează similar cu Google Drive, astfel că poți trimite fișiere fie printr-un link, fie ca „attach” generat automat. De asemenea, Outlook îți oferă opțiunea de a salva fișierul direct în OneDrive atunci când acesta este prea mare pentru a fi trimis ca „attachment”, eliminând astfel pașii suplimentari.

iCloud și Mail Drop

Soluția Apple pentru internauți în ceea ce privește limita de dimensiune a atașamentelor trimise prin e-mail este Mail Drop, o componentă a sistemului lor de stocare în cloud iCloud, care permite utilizatorilor Apple să sincronizeze conținut pe diferite dispozitive dedicate. Mail Drop funcționează diferit față de Google Drive și OneDrive.  Aceasta permite trimiterea fișierelor de mari dimensiuni, care sunt găzduite temporar în cloud timp de 30 de zile. Această aplicație este ideală pentru situațiile în care vrei doar să trimiți un fișier, fără să-l stochezi permanent. De asemenea, fișierele trimise prin Mail Drop nu ocupă spațiu în contul tău iCloud. Cu toate acestea, fii atent să nu lași fișierele să expire accidental dacă trebuie să le păstrezi organizate în cloud pe termen lung.

Aceste trei soluții funcționează excelent mai ales atunci când întreaga echipă utilizează aceleași platforme, și anume Gmail, Outlook sau Apple Mail. Însă, dacă ai nevoie de o soluție multiplatformă, există alternative mai flexibile.

Cum trimiți fișiere mari prin platforme de colaborare online

Există o mulțime de alte modalități de a partaja fișiere mari cu colegii și cu clienții tăi în afară de clasicul e-mail. Astfel, platformele online specializate sunt o alternativă eficientă și funcționează ca niște centre de distribuție digitală. Pe scurt, tu încarci fișierul, iar destinatarul îl poate accesa oricând dorește. Iată care sunt cele mai folosite astfel de platforme.

Filestage

Filestage este o platformă creată special mai ales pentru partajarea și revizuirea fișierelor, cum ar fi videoclipuri, documente, imagini și alte fișiere. Totodată, poți adăuga adresele de e-mail ale colaboratorilor sau poți să trimiți un link de acces. Interesant este faptul că destinatarii pot comenta, aproba și descărca fișierul trimis de tine fără să fie nevoiți să-și creeze un cont. Este important de știut că platforma oferă opțiuni de securitate, precum protejarea cu parolă sau verificarea adresei de e-mail. De asemenea, colaboratorii pot încărca versiuni noi ale documentelor direct în platformă, eliminând nevoia trimiterii de e-mailuri multiple. În plus, utilizatorii Filestage pot permite părților interesate să descarce fișiere partajate sau să încarce fișiere noi, cum ar fi o versiune actualizată a unei propuneri.  Filestage este ideală atât pentru firme mari, cât și pentru freelanceri, mai notează Filestage.io.

Dropbox

Dropbox este unul dintre cele mai utilizate servicii de stocare în cloud, fiind conceput să funcționeze bine pentru oricine are nevoie de un hub central de fișiere accesibil tuturor membrilor echipei. După ce încarci un fișier, poți trimite un link prin e-mail. Destinatarul nu are nevoie de cont în Dropbox pentru a putea vizualiza sau pentru a descărca respectivul filșier. Deși nu oferă funcții avansate de revizuire, este eficient pentru partajarea rapidă a fișierelor mari.

Hightail

Similar cu Dropbox, Hightail permite trimiterea de fișiere mari, dar însă include și opțiuni de urmărire mai bune, deoarece vei știi când cineva a accesat pdf-ul videoclipul sau documentul partajat de tine. De asemenea, pe Hightail poți centraliza toate fișierele unui proiect într-un singur loc, ceea ce îți oferă mai mult control asupra acestora. Avantajul pe această platformă este că poți accesa aceste fișiere și le poți trimite de oriunde din lume, de pe orice dispozitiv.

Trimiterea fișierelor mari prin instrumente de transfer

Instrumentele de transfer sunt cele mai utilizate soluții pentru trimiterea de fișiere de mari dimensiuni, deoarece sunt ușor de utilizat, sunt rapide și potrivite atât pentru situații personale, cât și profesionale. Atunci când cauți un instrument de transfer de fișiere trebuie să știi că există mai multe opțiuni de luat în considerare. Iată-le pe cele mai cunoscute.

WeTransfer

WeTransfer este unul dintre cele mai populare servicii de transfer de fișiere. Poți trimite cu ușurință fișiere direct prin intermediul website-ului WeTransfer. Pentru asta trebuie să accesezi acest site, să încarci fișiere, să introduci adresele de e-mail relevante și un mesaj scurt, iar destinatarul va primi un link de descărcare. Nu este necesar să creezi un cont, iar destinatarul nu are nevoie de cont pentru a accesa fișierul.

Send Anywhere

Această platformă este un alt instrument cu ajutorul cărui se pot trimite fișiere mari către colaboratori. Punctul forte al acesteia este faptul că oferă un nivel ridicat de securitate. Aici trebuie să creezi un cont gratuit, apoi încarci fișierul și primești un cod unic format din 6 cifre. Acest cod îți va fi necesar pentru a accesa fișierul fără de care nu se poate accesa fișierul. Este o metodă sigură și eficientă de transfer. Practic, această soluție asigură un transfer fără probleme, în timp ce expeditorul poate fi sigur că se angajează într-un proces securizat de partajare.

DropSend

Acesta este un alt instrument simplu, dar cât se poate de eficient și de util atunci când fișierele pe care vrei să le trimiți pe e-mail sunt prea mari. DropSend este simplu și eficient. Ca să trimiți fișiere, trebuie să le încarci, apoi să adaugi adresa destinatarului, iar sistemul va trimite în mod automat un link de descărcare. Poți, de asemenea, trimite fișiere de dimensiuni mari, de mai mulți GB. Există, însă, și un dezavantaj, și anume că lipsa unor opțiuni avansate de securitate, din cauză că oricine are acces la e-mailul destinatarului va putea descărca fișierul.

Comprimarea fișierelor mari

O altă soluție eficientă de a trimite fișiere mari prin e-mail constă în comprimarea fișierului, astfel încât dimensiunea lor să se încadreze în limita de 25 MB. Dezavantajul poate fi pierderea calității în urma comprimării, mai alers în cazul fișierelor video sau imagine.

7-Zip

7-Zip este un software gratuit de arhivare cu o rată de compresie ridicată. Acesta îți permite să comprimi fișiere până la o zecime din dimensiunea lor originală. După instalarea aplicației, deschizi managerul 7-Zip, alegi fișierul, selectezi „Add to Archive” și setezi formatul ZIP. Apasă apoi butonul „OK”, iar fișierul va fi comprimat și salvat în aceeași locație cu fișierul original, potrivit Adobe.com.

WinZip

WinZip este unul dintre cele mai cunoscute programe de arhivare, oferind și opțiuni de criptare, partajare prin e-mail, conversie PDF și backup. Are o interfață intuitivă și funcționează rapid, care te poate ajuta să economisești timp și spațiu în timp ce comprimi și dezarhivezi rapid fișiere. De asemenea, oferă un sistem de gestionare a fișierelor, partajare ușoară prin e-mail, conversie PDF și criptare la nivel de bancă pentru a-ți proteja fișierele. Pentru a comprima fișiere folosind acest instrument, deschizi WinZip,  selectezi fișierul, apeși „Add to Zip” și salvezi arhiva creată.

FileZilla (Soluție FTP)

În sfârșit, FileZilla este o soluție FTP gratuită, open-source. Aceasta permite comprimarea și transmiterea fișierelor mari în format compact, oferind totodată protecție prin criptare pentru a-ți proteja datele și pentru a evita orice supraaglomerare a datelor la trimiterea și la primirea fișierelor. FileZilla este un instrument ideal pentru utilizatorii care doresc o soluție sigură și ușor de folosit.

Citește și:  Cum să cureți telefonul de fișiere inutile fără să pierzi date importante

Foto: Shutterstock.com

Abonați-vă la ȘTIRILE ZILEI pentru a fi la curent cu cele mai noi informații.

ABONEAZĂ-TE