Digitalizarea afacerii: TOP 5 avantaje ale unui program de salarii web based

Dezvoltarea tehnologiei din prezent simplifică enorm procesele de lucru ale unei companii. Digitalizarea proceselor unei firme vine ca o soluție excelentă de bune practici și fluxuri personalizate direcționate către departamente specifice și implicit către angajați, fapt ce aduce plus valoare organizației. Fiecare companie are cerințe unice, prin urmare are nevoie de instrumente software moderne, care să conecteze angajați, departamente și fluxuri de lucru specifice.

Tocmai în acest sens, un program de salarii este special conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor de calcul salarial, indiferent de tipul de business și de numărul de angajați ai organizației care îl utilizează.

CE este un program de salarii web based?

Un program de salarii este o soluție software utilă în managementul activităților legate de raportarea, calcularea și plata salariilor angajaților unei companii. În plus, un astfel de program de salarizare modern vine cu avantajul de a-i ajuta pe specialiștii în resurse umane în activități conexe precum pontajul, depunerea declarațiilor legale la ANAF, analiza costurilor unui angajat din punct de vedere al profitabilității companiei și multe altele sarcini legate de cea mai importantă resursă a unei companii: resursa umană.

De exemplu, cu ajutorul unui program de salarii digital, angajatul poate genera declarația 112, care este trimisă direct către programul de validare al ANAF. Declarația este disponibilă sub forma unui fișier .xml, iar semnătura electronică poate fi încorporată cu ușurință.

Astfel, cu un program de salarii, specialistul în Resurse Umane poate gestiona următoarele informații despre angajat:

• Informații personale și profesionale – Date personale, studii, funcție, vechime în muncă, atribuții și responsabilități etc.
• Date privind contractul de muncă – Data angajării, tipul de contract de muncă, beneficii, salariu etc.
• Informații despre evoluția profesională – Educație, calificări, certificări, experiență anterioară.
• Informații financiare – Salarii, grade de salarizare, beneficii, contul de card pentru plata salariilor etc.

Aceste date sunt folosite pentru o gestionare cât mai completă a personalului unei companii, pentru emiterea de rapoarte cât mai complexe în funcție de informațiile specifice fiecărui angajat.

Avantajele unui program de salarii digitalizat de care orice companie modernă are nevoie

Pentru companiile care își doresc să facă primul pas în digitalizarea afacerii, softul de salarizare oferă o abordare unitară și trasabilitate pentru toate costurile salariale și pozițiilor bugetate. Toate informațiile despre angajați pot fi vizualizate într-un mod structurat, la nivel de poziție, divizie, departament, centru de cost, perioadă de timp sau cheltuială.

Un program de salarii digitalizat pune la dispoziția utilizatorului rapoarte detaliate despre managementul resurselor umane, simplificând lucrul cu datele din ce în ce mai complexe referitoare la angajați.

Principalele avantaje ale implementării unui soft de salarizare sunt:

1. Acces în cloud, de pe orice device conectat la internet

Mediul de afaceri actual este unul extrem de dinamic și competițional, astfel încât e important să fii mereu cu un pas înaintea concurenților. Pentru orice companie modernă au devenit esențiale accesul în timp real la informații, viteza de transmitere a acestora, rapiditatea luării deciziilor, mobilitatea și flexibilitatea modului de lucru. În acest sens, programul de salarii oferă mobilitate, rapiditate și independență, putând fi accesat în cloud de oriunde și de pe orice device care are o conexiune la internet.

În plus, tehnologia cloud necesită investiții minime în echipamente hardware, mentenanță care este asigurată de furnizor. 

2. Managementul angajaților 

Fluctuația de personal specifică unei companii moderne din prezent nu mai este o excepție. Foarte multe companii se confruntă cu schimbări frecvente în rândul angajaților.

În sprijinul specialiștilor de HR, un program de salarizare vine cu automatizarea acestor proceduri și emiterea din sistem a documentației aferente: contracte de muncă, contracte adiționale, fișe de post, evidența concediilor, ore suplimentare etc.

3. Eficientizarea costurilor și a timpului

Accesul rapid și ușor la informații simplifică munca angajaților din departamentul de Resurse Umane. Practic, pentru că toate informațiile sunt disponibile în aceeași locație securizată, specialistul HR poate seta, administra și monitoriza fluxuri de lucru cu pași clari, într-un timp mult mai mic.

Astfel, unui specialist HR care se ocupă de salarizare îi va lua mult mai puțin timp să calculeze salariile deoarece programul de salarii vine cu formule şi scenarii de calcul gata completate, deci nu va trebui să își facă griji cu definirea formulelor. Practic, acest sistem oferă posibilitatea stabilirii de formule pentru venituri, pentru tichete valorice, pentru sporuri, pentru reţineri salariale, pentru premii, pentru concedii etc.

4. Automatizarea proceselor de lucru

Legislaţia muncii se schimbă destul de des şi uneori au loc modificări foarte importante care trebuie integrate rapid în sistemul companiei. Astfel, cu un astfel de sistem flexibil de calculare a salariilor și al altor operațiuni de managementul resurselor umane, se emit automat declarațiile către stat, adeverințele solicitate de către angajați precum și documentele de personal (contract individual de muncă, act adițional etc.)

Utilizarea programului de salarizare crește eficiența departamentului de HR și reduce considerabil riscul erorilor în procesarea datelor. Angajații gestionează toate datele în dosarul electronic al fiecărui angajat și astfel are toate actele și documentele actualizate la zi.

În plus, un program de salarizare poate automatiza majoritatea sarcinilor repetitive, inclusiv poate verifica şi transmite periodic şi automat notificări legate de orice aspect al prelucrării datelor de personal şi salarizare.

De exemplu, există posibilitatea să se creeze notificări legate de expirarea actelor salariaţilor sau de depăşirea bugetelor alocate, reamintirea zilelor libere legale, până la urări de tip „La mulţi ani!” de ziua angajatului.

5. Securitatea datelor

Un sistem electronic de salarizare deține informații confidențiale despre angajați, cum ar fi salariul, impozitele, conturile bancare și multe altele. Programul de salarii poate îmbunătăți integritatea datelor de salarizare cu controale de acces detaliate.  

Soft-ul permite doar accesul persoanelor autorizate din companie, prin intermediul unui user și parolă. Aceste programe sunt conforme cu regulamentele GDPR privind protecția datelor personale ale angajaților. Astfel, se pot diferenția mai multe niveluri de acces pe fiecare departament și se poate elimina accesul neautorizat. 
Softul de salarizare prezintă o mulțime de beneficii care derivă din automatizarea operațiunilor de lucru ale specialiștilor de Resurse Umane. O companie trebuie să ia în considerare utilizarea unui program de salarii pentru a simplifica procesul repetitiv al calculului salarial.

Abonați-vă la ȘTIRILE ZILEI pentru a fi la curent cu cele mai noi informații.

ABONEAZĂ-TE